ProFile sélectionne automatiquement les formulaires qui seront imprimés. Vous pouvez toutefois établir une sélection de formulaires différente pour chacun des travaux d’impression.
Note : Assurez-vous que le fichier est déverrouillé avant l’impression.
1. Sélectionnez Sélection des formulaires à partir de la page Options menu déroulant.
2. Sélectionnez un onglet de module.
3. Sélectionnez l’un des travaux d’impression prédéfinis dans le menu Travaux d’impression déroulante.
4. Sous Détails de la sélection des formulaires, sélectionnez le nombre de copies (jeux) de fichiers à imprimer, à archiver ou à envoyer par courriel.
Les travaux d’impression peuvent inclure jusqu’à 5 jeux de formulaires. Les trois premières cases s’appliquent à ce qui suit :
- Vos fichiers (case 1)
- Le client (case 2)
- L’ARC (case 3)
5. Utilisez les cases 4 et 5 pour les jeux de formulaires supplémentaires à imprimer. Pour sélectionner un jeu d’impression, cochez la case correspondante. Pour effacer un jeu, décochez la case.
6. Les rangées du haut déterminent le format des formulaires inclus dans la case du bas. Pour le module T2 de ProFile, vous pouvez créer un jeu de formulaires RDA/code à barres. Tous les modules permettent de sélectionner une autre langue.
7. Après avoir choisi le nombre de copies à imprimer, sélectionnez les autres options de formatage, y compris :
- Jeux recto verso
- Marques de révision
- 4 par page
- Impression dans une autre langue
8. Dans la case au bas de la fenêtre, sélectionnez les formulaires que vous voulez imprimer et le nombre de copies pour chacun.
9. Nommez les jeux d’impression dans le Noms des jeux d’impression section. Vous pouvez créer des noms différents pour chacun des cinq jeux.
10. Sélectionnez les formulaires à imprimer en fonction de leur jeu. Par exemple, pour le module T1 de ProFile, vous pourriez inclure le Sommaire des champs à saisir dans le jeu de l’ARC, mais pas dans le jeu destiné à votre client ou à votre bureau.
11. Modifiez la liste au besoin. Vous pouvez modifier la liste de deux façons :
- À l’aide de la souris, modifiez manuellement la liste en cliquant sur les cases de formulaire numérotées.
- À l’aide de votre clavier, utilisez les touches fléchées pour mettre le nom d’un formulaire en surbrillance et appuyez sur les touches de « 1 » à « 5 » pour cocher ou décocher la case correspondant au formulaire.
Note : ProFile ne sélectionne pas automatiquement les formulaires à imprimer. Assurez-vous toujours que les travaux d’impression reflètent tous les formulaires à imprimer dans le fichier d’un client. Si un formulaire en particulier n’a aucune case cochée dans les colonnes actives des jeux, il ne sera pas imprimé.
La séquence d’impression peut être réorganisée pour les formulaires dans la liste. Selon vos préférences, la séquence des formulaires peut varier pour chacun des travaux d’impression que vous utilisez. Il vous suffit de glisser-déposer les formulaires dans l’ordre désiré.
12. ProFile sélectionne un travail d’impression lorsqu’un fichier de données du client répond à la condition du travail. Généralement, une condition est une comparaison qui utilise un code de champ ou un alias pour représenter les données des fichiers du client.
13. La liste des formulaires comporte tous les formulaires disponibles pour le travail d’impression sélectionné. Dans chacun des Jeu d’impression colonnes, sélectionnez ou supprimez les formulaires pour personnaliser ces jeux.
14. Modifiez la condition d’impression si vous voulez que ProFile sélectionne un travail d’impression en fonction d’autres données du client.
15. Pour imprimer les travaux d’impression pour tous les clients, entrez 1 dans la case Sélectionnez cette tâche quand champ. Pour les travaux d’impression que vous n’utilisez jamais, entrez un 0. Vous pouvez également utiliser 1 et 0 pour organiser les travaux d’impression dans le Condition d’impression dans le champ Éditeur de modèles fenêtre.
Note : Assurez-vous de comprendre le fonctionnement des conditions d’utilisation avant de modifier les options par défaut. Vos modifications pourraient entraîner l’omission par ProFile de sélectionner un travail d’impression requis pour la transmission de déclarations.
Si le fichier d’un client en particulier nécessite une combinaison différente de formulaires, vous pouvez ignorer votre sélection habituelle des formulaires. Sélectionnez l’option Imprimer .option en vertu de la Fichier dans la barre d’outils supérieure. Si vous voulez conserver ces sélections, ProFile les gardera en mémoire si vous sélectionnez la case Conserver les sélections case à cocher.
Remarque : N’oubliez pas d’enregistrer le Groupe d’options s’il y a lieu.