Configurer et imprimer des étiquettes d’adresse dans ProFile

Vous devez configurer les étiquettes d’adresse, ainsi que le contenu de chaque étiquette avant de les imprimer. ProFile inclut un modèle d’étiquette par défaut. Selon les dimensions de l’étiquette, il se peut que vous deviez changer la mise en page de ce modèle.

Modifier la mise en page du modèle

1. Allez au menu Fichier et sélectionnez Configuration des étiquettes.

2. Sélectionnez l’onglet d’un module.
3. Choisissez, parmi la liste déroulante des plus de 200 types d’étiquettes Avery proposées, celle que vous voulez utiliser.

Le nom du type de l’étiquette correspond aux noms imprimés sur les boîtes de la marque d’étiquette Avery. ProFile affiche un aperçu de la feuille d’étiquettes. Par défaut, ProFile utilise le modèle intégré au module.

4. Pour personnaliser la configuration de l’étiquette, sélectionnez l’ option Étiquette utilisateur 1dans la liste Type d’étiquettes . Vous pouvez modifier l’étiquette, y compris son nom, dans les champs de la section « Détails ». Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Nouvelle étiquette » au bas de la fenêtre pour créer de nouvelles étiquettes personnalisées.

La section « Aperçu » affiche un aperçu de la mise en page de l’étiquette.

Le modèle d’étiquette définit le contenu de chaque étiquette. Le modèle est un document que vous pouvez modifier à l’aide de l’éditeur de texte en y fusionnant des codes de champs. Ces codes correspondent aux codes de champ dans le fichier du client de sorte que le contenu de l’étiquette provient directement des formulaires de ProFile.

Vous pouvez utiliser le modèle d’étiquette de la même façon que vous utiliseriez les autres modèles offerts dans ProFile. Vous pouvez modifier le modèle dans l’éditeur de texte. Vous pouvez ajouter ou supprimer des codes de champs, ou réduire la taille en combinant plusieurs codes de champs sur une même ligne. Vous pouvez également modifier la taille des polices de caractères dans le modèle. Par exemple, le nom du client peut être affiché en gras sur l’étiquette et être décalé par rapport aux autres lignes.

5. Si aucun des formats d’étiquettes proposés ne ressemble aux étiquettes que vous voulez utiliser, vous pouvez définir de nouveaux jeux d’étiquettes. Cliquez sur « Nouvelle étiquette » , puis modifiez les caractéristiques de l’étiquette à droite.
6. Essayez d’imprimer quelques étiquettes afin de vous assurer qu’elles sont correctement configurées. Si le texte dépasse les marges de l’étiquette ou si des lignes se chevauchent, modifiez le modèle.

Imprimer une seule étiquette pour une déclaration jumelée

Avant d’imprimer les étiquettes, ProFile vous demandera de sélectionner la position de l’étiquette de départ. Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner l’option permettant d’imprimer des étiquettes pour les conjoints.

Imprimer le nom d’un seul conjoint sur les étiquettes

Si vous voulez imprimer le nom de chaque conjoint sur vos étiquettes, vous pouvez le faire en ajustant le modèle Étiquette.

1. Dans l’Explorateur de formulaires, ouvrez l’étiquette.
2. Cliquez avec le bouton droit dans la zone réservée aux étiquettes, puis sélectionnez Modifier le modèle.
3. Le premier code de champ devrait être {mailinglabelclientnames}. Changez cette option à {Client Name}.
4. Allez à Fichier et cliquez sur Enregistrer. De plus, si vous fermez le modèle, vous serez invité à l'enregistrer. Vous avez maintenant un modèle personnalisé qui affiche le nom de chaque client sur l’étiquette.

Si vous souhaitez ajuster cette étiquette à un client seulement, vous pouvez ouvrir l’étiquette, cliquer avec le bouton droit et sélectionner Personnaliser pour modifier manuellement l’étiquette.

Imprimer des étiquettes à partir de l’Explorateur Client

1. Configurez les étiquettes.
2. Insérez une feuille d’étiquettes dans l’imprimante.
3. Ouvrez l’ Explorateur Client.
4. Utilisez les filtres pour réduire la liste de fichiers clients pour lesquels vous voulez imprimer des étiquettes.

Lorsque vous imprimez un jeu d’étiquettes à la fois, les fichiers doivent tous faire partie du même module et provenir de la même année d’imposition. Par exemple, vous pouvez sélectionner un groupe de fichiers T1/TP1 de 2021, ou un groupe de fichiers T1/TP1 de 2022, mais pas les deux.

Conseil : Lorsque vous imprimez des étiquettes pour les déclarations T1/TP1 de ProFile, songez à masquer les déclarations des conjoints. Pour ce faire, afficher les filtres en cliquant sur le bouton « Filtre » , sélectionnez l’onglet T1 au bas de la fenêtre, puis décochez la case « Afficher conjoint dans la liste  ». Puisque l’étiquette jumelée est adressée à la fois au contribuable et au conjoint, vous n’avez pas à imprimer deux exemplaires de l’étiquette.

5. Sélectionnez les clients pour lesquels vous voulez imprimer des étiquettes.

Pour sélectionner plusieurs clients, maintenez enfoncée la touche CTRL et cliquez sur d’autres clients. Pour sélectionner tous les clients affichés, allez au menu Base de données et cliquez sur Tout sélectionner.

6. Allez au menu Base de données et cliquez sur Imprimer des étiquettes.
7. Choisissez la position de l’étiquette de départ en la sélectionnant avec la souris. Si vous imprimez une feuille entière d’étiquettes, vous n’avez pas besoin de sélectionner la position de l’étiquette de départ.
8. Cliquez sur OK.

Impression des étiquettes d’adresse à partir de la base de données Classique

1. Configurez les étiquettes.
2. Allez au menu Fichier et sélectionnez Imprimer des étiquettes. Une fenêtre standard de la base de données Classique s’affiche.

Conseil : Lorsque vous imprimez des étiquettes pour les déclarations T1/TP1 de ProFile, songez à masquer les déclarations des conjoints. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Autre » , puis décochez la case « Afficher conjoint dans la liste » . Puisque l’étiquette jumelée est adressée à la fois au contribuable et au conjoint, vous n’avez pas à imprimer deux exemplaires de l’étiquette.

3. Sélectionnez les clients pour lesquels vous voulez imprimer des étiquettes. Vous pouvez naviguer dans la liste en utilisant les touches de flèche et .
4. Appuyez sur la barre d’espacement pour basculer le client en surbrillance.
5. Pour sélectionner tous les clients, cliquez sur « Tout montrer », puis sur « Tout sélectionner ».
6. Cliquez sur Imprimer les étiquettes.
7. Choisissez la position de l’étiquette de départ en la sélectionnant avec la souris. Si vous imprimez une feuille entière d’étiquettes, vous n’avez pas besoin de sélectionner la position de l’étiquette de départ.
8. Cliquez sur OK.