Des déclarations apparaissent deux fois dans la base de données de ProFile

Si vous avez des clients en double sur la liste de clients de l’Explorateur Client ou si vous avez des fichiers associés au mauvais client (en raison de noms de client, de numéros d’entreprise ou de NAS en double), vous pouvez reconstituer la base de données de l’Explorateur Client.

Vous devez d’abord effacer la base de données actuelle. Ainsi, lors de l’indexation, vous évitez de rajouter des clients au lieu de les remplacer dans la base de données et de créer d’autres entrées en double.

Effacer la base de données de l’Explorateur Client

1. Allez à Options > Base de données > Utiliser l’Explorateur Client.
2. Sélectionnez la base de données applicable dans la case Base de données .
3. Cliquez sur Effacer.
4. Choisissez entre l’option  1 et l’option 2 (décrites ci-dessous).

Option 1 (recommandée) : Vider la base de données de tous les renseignements que vous pouvez restaurer dans ProFile en réindexant vos fichiers de l’Explorateur Client. Cela n’affecte pas les données de vos fichiers clients. Choisissez d’effacer votre liste de clients avant de réindexer la base de données dans les cas suivants :

• L’Explorateur Client affiche des entrées en double résultant de l’indexation dans des dossiers qui contiennent des fichiers identiques.
• L’Explorateur Client affiche des fichiers mal regroupés sous le même nom de client en raison de renseignements d’identification en double dans les fichiers.
• L’Explorateur Client affiche des références obsolètes à des fichiers qui ont été déplacés avec l’Explorateur de fichiers Windows, et non avec l’Explorateur Client (les fichiers qui s’affichent dans l’Explorateur Client ne peuvent pas être ouverts).

Option 2 : Vider la base de données de tous les renseignements sur les clients. Cette option supprime de façon permanente toutes les informations personnalisées saisies dans les boîtes de dialogue « Détails relatifs au client » pour tous les clients dont le nom apparaît dans l’Explorateur Client. Cela n’affecte pas les données de vos fichiers clients.

5. Cliquez sur OK.

Vous pouvez maintenant réindexer les fichiers des clients.

Effacer la base de données Classique

S’il y a des entrées en double dans la base de données Classique ou s’il y a des fichiers associés au mauvais client (en raison de noms de client, de numéros d’entreprise ou de NAS en double), la base de données Classique peut être reconstituée pour résoudre le problème.

Vous devez d’abord effacer la base de données existante. Ainsi, lors de l’indexation, vous évitez de rajouter des clients et de créer d’autres entrées en double dans la liste.

1. Sélectionnez Base de données… dans le menu déroulant Options de la barre d’outils supérieure. La fenêtre Options de la base de données/Explorateur Client s’affiche.
2. Sélectionnez Utiliser la base de données Classique.
3. Cliquez sur OK.
4. Sélectionnez Ouvrir dans le menu déroulant Base de données de la barre d’outils supérieure. La fenêtre Ouvrir s’affiche.
5. Sélectionnez le bouton Index sur le côté droit de la fenêtre (référez-vous au chiffre 1 de l’image ci-dessous). La fenêtre Index des fichiers s’affiche.
6. Sélectionnez Parcourir et naviguez jusqu’au dossier où les déclarations sont enregistrées.
7. Sélectionnez OK. Le chemin d’accès s’affiche dans le volet « Répertoire des fichiers » .
8. Cliquez sur Effacer.
9. Une fenêtre de confirmation s’affiche à la question Voulez-vous vraiment effacer cet index?
10. Sélectionnez Oui.
11. Cliquez sur OK.

La base de données est effacée.