Utiliser les interrogations avancées dans l’Explorateur Client de ProFile

Qu’est-ce qu’une interrogation?

Utilisez la fonction d’interrogation pour restreindre la liste des fichiers afin de pouvoir sélectionner des fichiers à imprimer en lots ou à inclure dans un rapport. Les interrogations peuvent également vous aider à sélectionner les données que vous voulez exporter ou à choisir les fichiers pour lesquels vous voulez imprimer des étiquettes d’adresse.

Dans une interrogation, les conditions sont définies pour n’importe quel champ du fichier client.

Par exemple, pour sélectionner tous les clients dont la date de naissance se situe entre le 31 décembre 1932 et le 1er janvier 1934 (les clients qui ont eu 69 ans durant l’année 2002). Vous pouvez aussi sélectionner les clients dont les cotisations à un REER sont inférieures à 10 % du revenu gagné (c.-à-d. les contribuables qui n’ont pas optimisé leurs cotisations REER).

Pour ce faire, il vous suffit de comparer certains champs; ProFile filtrera la liste pour afficher les fichiers de clients correspondants.

Note : Une interrogation ne s’applique qu’à un seul type de déclarations (par exemple, les déclarations T1 de 2015). Pour que seuls les fichiers correspondant aux critères de l’interrogation s’affichent, décochez les cases des autres modules afin de retirer ces fichiers de clients de la liste. Les années précédentes doivent également être décochées.

Astuce : cliquer avec le bouton droit sur le module, puis sélectionner Tout effacer pour retirer toutes les années de la liste, facilitera la sélection d'une seule année.

Créer une interrogation avancée dans l’Explorateur Client

1. Ouvrez l’Explorateur Client.
2. Cliquez sur le bouton Filtre pour afficher le volet des filtres dans l’Explorateur Client.

3. Sélectionnez l’onglet ou le module et filtrez avec l’année particulière faisant l’objet de votre requête

4. Sélectionnez Avancée dans le volet filtres.

5. Dans la liste déroulante Interrogation, sélectionnez Nouvelle interrogation. Ajoutez les conditions d’interrogation deviendra active. Vous pouvez ainsi définir les termes de l’interrogation.

6. Sur la liste des interrogations , vous pouvez sélectionner une interrogation que vous avez déjà créée et sauvegardée pour l’exécuter une nouvelle fois.
7. Pour supprimer ou renommer une interrogation, sélectionnez-la sur la liste déroulante, puis cliquez sur Supprimer ou Renommer.

Définir les conditions d’une interrogation

1. Sélectionnez Nouvelle interrogation sur la liste déroulante Interrogation .
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Dans la boîte de dialogue Ajouter condition , inscrivez le nom d’un champ ou cliquez sur le bouton Choisir à droite pour sélectionner un champ sur la liste.

4. Sélectionnez une condition sur la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez est plus petit que si les fichiers à sélectionner ont une valeur inférieure au montant déterminé.
5. Définissez les données auxquelles comparer dans la déclaration en sélectionnant une option à partir du menu déroulant Comparer à . Dans le premier champ, sélectionnez le type de données.

Comparer la valeur du champ sélectionné plus haut (nom du champ) à la valeur qui est affichée dans un autre champ. Utilisez la flèche pour sélectionner parmi les champs proposés ou saisissez un code de champ. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à la valeur du champ dans le fichier du client.

Comparer la valeur du champ à un montant fixe. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à ce montant.

Date : Comparez la date d’un champ à la date que vous indiquerez dans le format AAAA/MM/JJ. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à cette date.

Comparer à une chaîne de caractères (une combinaison de lettres ou de lettres et de chiffres). Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à ce texte.

Vérité : Comparez la réponse indiquée dans un champ aux états Vrai ou Faux. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers qui indiquent une réponse Vraie (oui) à une question de type oui/non ou tous les fichiers qui indiquent une réponse Fausse (non) à une question de type oui/non.

6. Cliquez sur Ajouter pour ajouter l’interrogation. Elle s'affichera dans la boîte de dialogue Filtres avancés .
7. Ajoutez d’autres conditions en suivant les étapes 2 à 6. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de conditions à l’interrogation afin de préciser les filtres.

8. Choisissez l’une des trois options pour indiquer à ProFile comment appliquer les conditions de votre interrogation.

Toutes sont vraies, Au moins une est vraie ou Personnalisée.      

Note : Les expressions « Personnalisée » peuvent être utilisées pour des conditions plus complexes. Utilisez cette option pour créer des conditions plus complexes à l’aide de la touche syntaxe.

9. Cliquez sur OK pour enregistrer l’interrogation. L’interrogation est automatiquement enregistrée dans le même dossier que vous avez configuré pour enregistrer vos paramètres d’affichage de l’Explorateur Client. Vous pouvez enregistrer ces fichiers de l’Explorateur Client localement ou sur un serveur partagé.
10. Allez au menu Options et cliquez sur Base de données.
11. Sélectionnez le bouton radio « Utiliser l’Explorateur Client » , cliquez sur « Avancé », puis sur «  Parcourir » sous « Dossier des affichages personnalisés » pour définir le dossier d’enregistrement des interrogations et des affichages de la base de données.

Exécution d’une interrogation

Cliquez sur le bouton Appliquer filtres dans le panneau Filtres .

Vous pouvez également sélectionner d’autres filtres existants dans ce volet, et ProFile affichera seulement les fichiers de clients qui correspondent à TOUS les critères des filtres sélectionnés par cases à cocher et dans l’interrogation. Une interrogation vous permet de restreindre le nombre de fichiers qui s’affichent sur la liste des clients pour un seul type de fichier.