Qu’est-ce qu’une interrogation?
Utilisez la fonction d’interrogation pour restreindre la liste des fichiers afin de pouvoir sélectionner des fichiers à imprimer en lots ou à inclure dans un rapport. Les interrogations peuvent également vous aider à sélectionner les données que vous voulez exporter ou à choisir les fichiers pour lesquels vous voulez imprimer des étiquettes d’adresse.
Dans une interrogation, les conditions sont définies pour n’importe quel champ du fichier client.
Par exemple, pour sélectionner tous les clients dont la date de naissance se situe entre le 31 décembre 1932 et le 1er janvier 1934 (les clients qui ont eu 69 ans durant l’année 2002). Vous pouvez aussi sélectionner les clients dont les cotisations à un REER sont inférieures à 10 % du revenu gagné (c.-à-d. les contribuables qui n’ont pas optimisé leurs cotisations REER).
Pour ce faire, il vous suffit de comparer certains champs; ProFile filtrera la liste pour afficher les fichiers de clients correspondants.
Note :Une interrogation s’applique uniquement à un type de déclarations (par exemple, les déclarations T1 de 2015). Pour que seuls les fichiers correspondant aux critères de l’interrogation s’affichent, décochez les cases des autres modules afin de retirer ces fichiers de clients de la liste. Les années précédentes doivent également être décochées.
Astuce : Cliquer avec le bouton droit sur le module et sélectionner Tout effacer permet d’effacer toutes les années ce qui facilite la sélection d’une seule année.
Créer une interrogation avancée dans l’Explorateur Client
1. Ouvrez l’Explorateur Client.
2. Cliquez sur le bouton Filtre pour afficher le volet des filtres dans l’Explorateur Client.
3. Sélectionnez l’onglet ou le module et filtrez l’année faisant l’objet de l’interrogation.
4. Cliquez sur le bouton Avancé dans le volet des filtres.
5. Dans la liste déroulante Interrogation, sélectionnez Nouvelle interrogation. Le Ajouter pour les conditions d’interrogation devient active de sorte que vous pouvez définir les conditions de votre interrogation.
6. À partir du menu Nom de l’interrogation, vous pouvez également sélectionner une interrogation que vous avez créée et enregistrée pour l’exécuter à nouveau.
7. Pour supprimer ou renommer une interrogation, sélectionnez-la dans la liste déroulante, puis cliquez sur Supprimer ou Renommer.
Définir les conditions d’une interrogation
1. Sélectionnez Nouvelle interrogation à partir de la page Nom de l’interrogation déroulante.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter bouton.
3. Dans la case Ajouter une condition, entrez un nom de champ ou cliquez sur le bouton Choisir à côté du champ pour faire votre choix à partir d’une liste de champs.
4. Sélectionnez une condition dans la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez est plus petit que si les fichiers à sélectionner ont une valeur inférieure au montant déterminé.
5. Définissez les données à comparer dans la déclaration en sélectionnant une option dans le menu Comparer à menu déroulant. Dans le premier champ, sélectionnez le type de données.
Champ : Comparez la valeur du champ sélectionné plus haut (nom du champ) à la valeur qui apparaît dans un autre champ. Utilisez le bouton Choisir pour faire une sélection parmi les champs proposés ou pour entrer un code de champ. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à la valeur du champ dans le fichier du client.
Nombre : Comparez la valeur du champ à un montant fixe. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à ce montant.
Date : Comparer à une date dans le format AAAA-MM-JJ. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à cette date.
Texte : Comparez le texte d’un champ à une chaîne de caractère (une combinaison de lettres ou de lettres et de chiffres). Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers dans lesquels le champ sélectionné correspond à ce texte.
Vérité : Comparez l’état de Vrai ou Faux. Une fois le filtre appliqué, la liste des clients affichera tous les fichiers qui indiquent une réponse Vraie (oui) à une question de type oui/non ou tous les fichiers qui indiquent une réponse Fausse (non) à une question de type oui/non.
6. Cliquez sur Ajouter pour ajouter l’interrogation. Il s’affichera dans la case Filtres avancés boîte de dialogue.
7. Vous pouvez ajouter d’autres conditions en suivant les étapes 2 à 6. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de conditions à l’interrogation afin de préciser les filtres.
8. Choisissez l’une des trois options pour indiquer à ProFile comment appliquer les conditions de votre interrogation :
Toutes sont vraies, Au moins une est vraie ou Personnalisée.
Note :L’option « Personnalisée » vous permet d’utiliser des conditions plus complexes. Utilisez cette option pour concevoir des conditions plus complexes à l’aide de et/ou syntaxe.
9. Cliquez sur Ok pour enregistrer l’interrogation. L’interrogation est automatiquement enregistrée dans le même dossier que vous avez configuré pour enregistrer vos paramètres d’affichage de l’Explorateur Client. Vous pouvez enregistrer ces fichiers de l’Explorateur Client localement ou sur un serveur partagé.
10. Allez à la page Options ,cliquez sur Base de données.
11. Sélectionnez le Utiliser l'Explorateur Client radio, cliquez sur Avancé, puis sur Naviguez sous Répertoire de stockage des affichages personnalisés. pour définir le chemin d’accès pour enregistrer les interrogations et les affichages de la base de données.
Exécution d’une interrogation
Cliquez sur Appliquer les filtres sur la Filtre panneau.
Vous pouvez également sélectionner d’autres filtres existants dans ce volet, et ProFile affichera seulement les fichiers de clients qui correspondent à TOUS les critères des filtres sélectionnés par cases à cocher et dans l’interrogation. Une interrogation vous permet de restreindre le nombre de fichiers qui s’affichent sur la liste des clients pour un seul type de fichier.