Utiliser Signature Intuit dans ProFile pour les signatures électroniques

Les signatures électroniques permettent aux comptables de demander à leurs clients de signer et de saisir d’autres données sur les formulaires et les documents dans ProFile.

Une fois les demandes envoyées, les clients de ProFile peuvent voir les demandes dûment remplies et les signatures manquantes dans un tableau de bord convivial.

Intuit offre une solution exclusive de signature électronique, appelée Signature Intuit. Une licence Signature Intuit vous permet de demander des signatures directement à partir de ProFile, sans avoir à faire le suivi de courriels ou de fichiers individuels. Pour utiliser Signature Intuit, vous aurez besoin d’une licence ProFile pour les modules T1, T2/CO-17 ou T3 ou pour la suite fiscale fédérale, ainsi que d’une licence Signature Intuit.

Voici les fonctions de Signature Intuit :

• Signatures avec horodatage et certificats d’authentification pour assurer la conformité
• Plusieurs signatures sur plusieurs documents (conjoint)
• Possibilité de glisser-déposer les signatures sur n’importe quel fichier PDF qui a été téléversé
• Sept ans de stockage en ligne dans le nuage
• Possibilité de stocker et de télécharger les documents des clients, et d’en faire le suivi 
• Possibilité de configurer des rappels et des dates d’expiration pour les documents à signer
• Possibilité d’utiliser un code d’accès unique pour vos clients, sans avoir besoin de créer un compte
• Suivi de l’état des demandes de vos clients dans un tableau de bord

Note : Signature Intuit pour ProFile ne fonctionne pas avec les licences d’essai, avec PayezPourUN ni avec ProFile 20.

Table des matières :

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Activer Signature Intuit

1. Accédez à ce site Web pour acheter le produit Signature Intuit pour ProFile. Un reçu contenant la clé de licence du produit vous sera envoyé par courriel après l’achat.
2. Ouvrez ProFile.
3. Sélectionnez Aide à partir du menu déroulant de la barre d’outils supérieure, puis sélectionnez Gérer mes licences, et Ajouter.
4. Saisissez le numéro de licence et sélectionnez Activer lorsque l’invite s’affiche.

 La confirmation de licence Signature Intuit s’affiche.

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Utiliser Signature Intuit

1. Ouvrez ProFile.
2. Dans la barre d’outils supérieure, sélectionnez Fichier à partir de la barre d’outils supérieure.
3. Ensuite, sélectionnez Signature électronique, puis Connecter.

Si vous n’avez pas ouvert de session, l’écran Intuit Accountants s’affichera. Saisissez vos identifiants ou créez un compte lorsqu’on vous y invite, et suivez les instructions pour vous connecter.

4. Une fois que vous avez ouvert une session, la fenêtre Options d’intégration s’ouvre.
5. Sélectionnez Intuit Sign dans les options sous Signature électronique.
6. Sélectionnez Connecter, puis OK.

Sous le menu Fichier, deux options s’affichent :

1. Obtenir la signature
2. Tableau de bord

Note : Pour passer d’un fournisseur de signatures électroniques à un autre, sélectionnez Options, puis Intégration, puis allez au fournisseur de votre choix et sélectionnez Connecter.

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Obtenir des signatures

1. Sélectionnez le menu déroulant Fichier dans la barre d’outils supérieure.
2. Ensuite, sélectionnez Signature électronique, puis Obtenir la signature.

La fenêtre Demander une signature électronique s’affiche, dressant une liste de documents que vous pouvez sélectionner pour l’envoi au client.

Note : Actuellement, vous pouvez sélectionner et envoyer cinq formulaires à la fois à partir de la liste de formulaires. La seule exception concerne le formulaire T1032 : si vous sélectionnez ce formulaire, vous ne pourrez envoyer aucun autre formulaire en même temps.

3. Sélectionnez le ou les formulaires que le client doit signer.
4. Sélectionnez Suivant.
5. La fenêtre de demande de signature s’affiche.
6. Vous pouvez alors sélectionner le bouton Téléverser des documents.

Vous pouvez avoir un maximum de cinq documents combinés dans une demande (présélectionnés et téléversés).

Cet écran comprend quatre composantes pouvant être réduites :

• Documents
  • Vous pouvez téléverser, réorganiser ou supprimer des documents
• Destinataires
  • Vous pouvez choisir entre deux méthodes de vérification, un code d’accès ou un mot de passe à usage unique mobile qui est généré automatiquement ou saisi manuellement. Un code d’accès doit contenir 6 à 9 chiffres et être transmis au destinataire par téléphone mobile ou par message texte.
• Message
  • C’est dans cette section que le modèle de courriel généré automatiquement sera rempli. Vous pouvez modifier manuellement ce courriel.
• Rappels et expiration
  • Vous pouvez choisir une date d’expiration pour la demande de signature (maximum de 60 jours), ainsi que la date à laquelle vous voulez programmer des rappels de suivi.

7. Cliquez sur Suivant pour afficher un écran de prévisualisation vous indiquant les endroits sur les documents où le client doit signer.

Facultatif : Si vous avez téléchargé un document PDF, vous pouvez ajouter une signature, une date de signature ou une zone de texte en les glissant et en les déposant sur le formulaire.

8. Cliquez sur Suivant; une page Révision s’affiche.
9. Sélectionnez Envoyer, si vous êtes satisfait de l’apparence de la page Révision.

Une notification de demande de signature s’affiche.

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Méthodes de vérification pour Signature Intuit

Il existe deux options de vérification pour Signature Intuit, les codes d’accès et les mots de passe à usage unique mobiles. Nous vous recommandons d’utiliser les codes d’accès, car ils sont plus fiables et ils imposent moins de restrictions.

Codes d’accès

Vous pouvez générer un code d’accès automatiquement ou le saisir manuellement. Un code d’accès doit contenir 6 à 9 chiffres.

Une fois le code d’accès créé, il faut l’envoyer au destinataire, de préférence par téléphone mobile ou par message texte.

Opérateurs mobiles canadiens qui prennent en charge la vérification pour Signature Intuit

Nous prenons en charge trois principaux opérateurs mobiles et leurs filiales, notamment Bell, Rogers et Telus.

Cette section sera mise à jour lorsqu’il sera confirmé que d’autres filiales et opérateurs sont compatibles avec Signature Intuit :

Note : Freedom Mobile, SaskTel et Vidéotron ne sont pas des opérateurs actuellement pris en charge aux fins de l’envoi de mots de passe à usage unique mobiles. Vous pouvez tout de même envoyer un code d’accès par l’intermédiaire de ces fournisseurs.

Obtenir la signature du formulaire T1032

Note : Lorsque vous recueillez des signatures pour le formulaire T1032, vous ne pouvez pas recueillir les signatures des déclarations de revenus en même temps. Terminez le formulaire T1032 avant de demander d’autres signatures.

1. Créez une déclaration T1 jumelée.
2. Saisissez les renseignements du contribuable.
3. Remplissez le formulaire T1032.
4. Sélectionnez qui transfère la pension sur le formulaire T1032.

Le contribuable qui effectue le transfert devient le contribuable principal, et ProFile transmettra d’abord la demande de signature électronique à ce contribuable. Une fois le document signé et renvoyé au préparateur de déclarations de revenus, ProFile enverra automatiquement une copie au contribuable qui reçoit le transfert pour qu’il la signe et la retourne au préparateur.

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Obtenir la signature des clients : l’expérience client

Pour l’authentification avec un code d’accès : saisissez le code.

Pour l’authentification sur appareil mobile : le nom et l’adresse du client utilisés dans la demande doivent correspondre au nom et à l’adresse indiqués sur l’état de facturation de l’opérateur de services mobiles du client.

Une fois que vous avez soumis votre demande, votre client reçoit un courriel de Signature Intuit l’avisant qu’il doit signer le document électroniquement.

1. Une fois qu’il a sélectionné Vérifier et signer électroniquement, le client est redirigé vers le portail sécurisé d’Intuit. Un code d’accès unique est envoyé à son numéro d’appareil mobile, et le client doit le saisir dans le champ du code de vérification, puis sélectionner Continuer.

2. Le client est invité à confirmer qu’il comprend qu’il s’agit d’un document contraignant.
3. Le client doit cocher la case de confirmation et sélectionner Signer électroniquement le document.

4. Le client doit ensuite saisir son nom et sélectionner Appliquer. La signature s’affiche sur le document.

5. Enfin, le client doit cliquer sur Envoyer.
6. Une fois la signature envoyée par le client, l’état dans le tableau de bord est automatiquement mis à jour.

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Utiliser le tableau de bord de signatures électroniques

Le tableau de bord de signatures électroniques contient tous les renseignements dont vous avez besoin pour faire le suivi de l’état de vos demandes.

Sélectionnez Signature électronique dans le menu déroulant Fichier de la barre d’outils supérieure, puis sélectionnez Tableau de bord.

Les valeurs suivantes s’affichent dans le tableau de bord :

1. Les demandes dont l’authentification a échoué dans le tableau de bord.
2. Les demandes expirées dans le tableau de bord.
3. Les demandes terminées dans le tableau de bord.
4. Les demandes en attente de signature dans le tableau de bord.
5. La configuration personnalisable des filtres et des colonnes.
6. Actions : pour afficher ou sélectionner l’état de la demande.
7. Afficher tout, qui indique plusieurs demandes de signature électronique. Sélectionnez cette option pour développer la liste et afficher toutes les demandes.
8. Télécharger, qui permet de télécharger une copie PDF du formulaire signé et le Sommaire - Certificat de signature électronique.

Si vous ouvrez des documents téléchargés et signés, vous pourriez voir le message suivant : « At least one signature has problems » (Au moins une signature a des problèmes). Pour résoudre ce problème, consultez la section ci-dessous.

9. Réduire tout, qui permet de masquer toutes les demandes associées au document.
10. Envoyer un rappel, qui permet d’envoyer un rappel par courriel à votre client.

Une fois les documents signés par votre client, vous devez saisir la date et l’heure (s’il y a lieu) dans le formulaire correspondant de ProFile.

Résoudre l’erreur « At least one signature has problems » (Au moins une signature a des problèmes)

Note : Ces étapes ne seront requises qu’une fois pour résoudre le problème pour tous les fichiers PDF signés.

1. Vous pouvez résoudre ce problème en cliquant sur le bouton Signature Panel (Onglet de signature). Un volet s’ouvrira sur le côté droit, et vous pourrez ouvrir le message.

2. La deuxième section, intitulée Signature Details (Détails sur la signature), doit être développée. Sélectionnez Détails du certificat.

3. Une nouvelle fenêtre d’affichage du certificat s’ouvrira. Dans cette fenêtre, sélectionnez l’onglet Approbation. Ensuite, sélectionnez Ajouter aux certificats approuvés.

4. La fenêtre de sécurité d’Acrobat s’affiche. Cliquez sur OK.

5. Enfin, la fenêtre Importer les paramètres de contact s’affichera. Aucune modification n’est requise. Cliquez sur OK.

Vous devriez maintenant voir une fenêtre de confirmation qui indique que le document est signé et que toutes les signatures sont valides.

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Foire aux questions à propos de Signature Intuit

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