Utiliser Signature Intuit dans ProFile pour les signatures électroniques

Les signatures électroniques permettent aux comptables de demander à leurs clients de signer et de saisir d’autres données sur les formulaires et les documents dans ProFile. Une fois les demandes envoyées, les clients de ProFile peuvent assurer le suivi des demandes dûment remplies et de celles toujours en attente dans un tableau de bord pratique.

Intuit offre une solution exclusive de signature électronique, appelée Signature Intuit. Une licence Signature Intuit vous permet de demander des signatures directement à partir de ProFile, sans avoir à faire le suivi de courriels ou de fichiers individuels. Pour utiliser Signature Intuit, vous aurez besoin d’une licence ProFile pour les modules T1, T2/CO-17 ou T3 ou pour la suite fiscale fédérale, ainsi que d’une licence Signature Intuit.

Remarque : Signature Intuit pour ProFile ne fonctionne pas avec les licences d’essai, PayezPourUN et ProFile 20.

Voici les fonctionnalités de Signature Intuit :

• Un nombre illimité de demandes de signature.
• Des signatures horodatées pour assurer la conformité des clients.
• Un certificat d’authentification joint à chaque document signé.
• Sept ans de stockage en ligne dans le nuage.
• La possibilité de stocker et de télécharger les documents des clients, et d’en faire le suivi. 
• La possibilité de configurer des rappels et des dates d’expiration pour les documents à signer.
• La possibilité d’utiliser un mot de passe unique pour vos clients, sans avoir besoin de créer un compte.
• La capacité de faire le suivi de l’état des demandes de vos clients dans un tableau de bord.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Opérateurs mobiles pris en charge par Signature Intuit
• Activer Signature Intuit
• Utiliser Signature Intuit
• Obtenir des signatures
• Obtenir des signatures sur le formulaire T1032
• Obtenir la signature des clients : l’expérience client
• Utiliser le tableau de bord de signatures électroniques
• Foire aux questions à propos de Signature Intuit

Opérateurs mobiles pris en charge par Signature Intuit

Actuellement, nous prenons en charge les trois principaux opérateurs mobiles au Canada (Bell, Rogers et Telus), ce qui crée une couverture nationale de 87 %, mais ce pourcentage varie selon la province. Chaque grand opérateur a des fournisseurs affiliés qui peuvent également fonctionner. Consultez cette liste pour connaître les filiales prises en charge. Cette section sera mise à jour lorsqu’il sera confirmé que d’autres filiales et opérateurs sont compatibles avec Signature Intuit :

• Bell Mobilité
  • Virgin Plus, Lucky Mobile, Bell MTS, Bell Aliant, Northwestel
• Rogers sans fil
  • Fido Mobile, Chatr Mobile, Cityfone, Primus Sans-fil, Zoomer Wireless, SimplyConnect, Shaw Mobile
• Telus Mobilité
  • Koodo Mobile, Public Mobile, DCI Wireless

Remarque : Freedom Mobile, SaskTel et Vidéotron ne sont pas des opérateurs actuellement pris en charge.

Activer Signature Intuit

1. Accédez à ce site Web pour acheter le produit Signature Intuit pour ProFile. Un reçu contenant la clé de licence du produit vous sera envoyé par courriel après l’achat.
2. Ouvrez ProFile.
3. Sélectionnez Aide à partir du menu déroulant de la barre d’outils supérieure, puis sélectionnez Gérer mes licences, et Ajouter.
4. Saisissez la clé de licence et sélectionnez Activer lorsque l’invite s’affiche.

 La confirmation de licence de signature électronique s’affiche.

Utiliser Signature Intuit

1. Ouvrez ProFile.
2. Sélectionnez Ouvrir une session à partir du menu déroulant En ligne dans la barre d’outils supérieure.
3. Saisissez vos identifiants lorsque vous y êtes invité et suivez les instructions pour vous connecter. Sélectionnez Créer un compte si vous n’avez pas encore de compte One Intuit.
4. Sélectionnez Signature électronique, puis Connecter à partir du menu déroulant Fichier de la barre d’outils supérieure. La fenêtre Options d’intégration s’ouvre.

5. Sélectionnez Intuit Sign dans les options sous Signature électronique.
6. Sélectionnez Connecter, puis OK.

Dans le menu Fichier, deux nouvelles options sont maintenant disponibles : Obtenir la signature ou Tableau de bord.

Remarque : Pour passer d’un fournisseur de signatures électroniques à un autre, sélectionnez Options, puis Intégration, puis allez au fournisseur de votre choix et sélectionnez Connecter.

Obtenir des signatures

1. Sélectionnez Signature électronique dans le menu déroulant Fichier de la barre d’outils supérieure, puis sélectionnez Obtenir la signature.

La fenêtre Demander une signature électronique s’affiche, dressant une liste de documents que vous pouvez sélectionner pour l’envoi au client.

2. Sélectionnez le ou les formulaires que le client doit signer.
3. Sélectionnez Suivant.

Remarque : Actuellement, vous pouvez sélectionner et envoyer cinq formulaires à la fois à partir de la liste de formulaires. La seule exception concerne le formulaire T1032 : si vous sélectionnez ce formulaire, vous ne pourrez envoyer aucun autre formulaire en même temps.

4. Sélectionnez les documents signés que vous voulez consulter, télécharger, supprimer ou réorganiser (au cas où une erreur ou un problème surviendrait durant le processus de sélection des formulaires).
5. Sélectionnez Suivant. Si vous avez saisi les informations du contribuable à la page Info, cette fenêtre se remplit automatiquement. Sinon, saisissez les renseignements sur votre client.

Vous devez utiliser un numéro d’appareil mobile personnel pour vérifier l’identité du contribuable. Dans la plupart des cas, un numéro de téléphone au travail ne fonctionnera pas, car votre client aura une adresse d’entreprise associée à la facturation. Avant que votre client puisse accéder au document, il sera redirigé vers un portail sécurisé qui générera un code d’accès unique qui sera envoyé directement à l’appareil mobile utilisé pour la demande.

6. Personnalisez votre courriel. Le nom du client est automatiquement rempli.

7. Sélectionnez Suivant.
8. Fixez une date d’expiration et personnalisez les rappels, au besoin.
9. Sélectionnez Suivant.
10. Passez en revue les renseignements, y compris l’aperçu de votre courriel.

11. Sélectionnez Envoyer lorsque vous êtes satisfait des détails de la demande.

Un message de confirmation s’affiche après que le client a sélectionné Obtenir la signature électronique, notamment le fichier d’envoi et l’heure de transmission.

Obtenir des signatures sur le formulaire T1032

1. Créez une déclaration T1 jumelée.
2. Saisissez les renseignements du contribuable.
3. Remplissez le formulaire T1032.

Remarque : Lorsque vous recueillez les signatures pour le formulaire T1032, vous ne pouvez pas recueillir les signatures pour la déclaration de revenus en même temps. Terminez le formulaire T1032 avant de demander d’autres signatures.

4. Sélectionnez qui transfert la pension sur le formulaire T1032.

Le contribuable qui effectue le transfert devient le contribuable principal, et ProFile transmettra d’abord la demande de signature électronique à ce contribuable. Une fois le document signé et renvoyé au préparateur de déclarations de revenus, ProFile enverra automatiquement une copie au contribuable qui reçoit le transfert pour qu’il la signe et la retourne au préparateur.

Obtenir la signature du client : l’expérience client

Une fois que vous avez soumis votre demande, votre client reçoit un courriel de Signature Intuit l’avisant qu’il doit signer le document électroniquement.

1. Une fois qu’il a sélectionné Vérifier et signer électroniquement, le client est redirigé vers le portail sécurisé d’Intuit. Un code d’accès unique est envoyé à son numéro d’appareil mobile, et le client doit le saisir dans le champ du code de vérification, puis sélectionner Continuer.

Remarque : Pour que l’authentification fonctionne, le nom, l’adresse de facturation et le numéro de l’appareil mobile utilisés pour faire la demande doivent correspondre aux renseignements de l’opérateur mobile.

2. Le client est invité à confirmer qu’il s’agit d’un document contraignant.
3. Le client doit cocher la case de confirmation et sélectionner Signer électroniquement le document.

4. Le client doit ensuite saisir son nom et sélectionner Appliquer. La signature s’affiche sur le document.

5. Enfin, le client doit cliquer sur Envoyer.
6. Une fois la signature envoyée par le client, l’état dans le tableau de bord est automatiquement mis à jour.

Utiliser le tableau de bord de signatures électroniques

Le tableau de bord de signatures électroniques contient tous les renseignements dont vous avez besoin pour faire le suivi de l’état de vos demandes.

Sélectionnez Signature électronique dans le menu déroulant Fichier de la barre d’outils supérieure, puis sélectionnez Tableau de bord.

Les valeurs suivantes s’affichent dans le tableau de bord :

1. Les demandes dont l’authentification a échoué dans le tableau de bord.
2. Les demandes expirées dans le tableau de bord.
3. Les demandes terminées dans le tableau de bord.
4. Les demandes en attente de signature dans le tableau de bord.
5. La configuration personnalisable des filtres et des colonnes.
6. Actions : pour afficher ou sélectionner l’état de la demande.
7. Afficher tout, qui indique plusieurs demandes de signature électronique. Sélectionnez cette option pour développer la liste et afficher toutes les demandes.
8. Télécharger, qui permet de télécharger une copie PDF du formulaire signé et le Sommaire – Certificat de signature électronique.
9. Réduire tout, qui permet de masquer toutes les demandes associées au document.
10. Envoyer un rappel, qui permet d’envoyer un rappel par courriel à votre client.

Une fois les documents signés par votre client, vous devez saisir la date et l’heure (s’il y a lieu) dans le formulaire correspondant de ProFile.

Foire aux questions à propos de Signature Intuit

Comment puis-je acheter une licence Signature Intuit?

Vous pouvez acheter Signature Intuit sur le site Web de ProFile.

Combien de demandes puis-je faire avec cette licence?

Signature Intuit offre un nombre illimité de demandes de signature pour les modules et les années pris en charge.

Quels modules sont pris en charge par Signature Intuit?

Vous pouvez recueillir des signatures électroniques sur tout formulaire approuvé par l’ARC pour la signature électronique de déclarations T1 (particuliers) pour l’année d’imposition 2022 à l’année courante, de déclarations T2 (société) pour les années d’imposition 2021 à 2023 (et les années suivantes), et de déclarations T3 (fiducies) pour l’année d’imposition 2022 à l’année courante.

Puis-je utiliser une licence d’une année antérieure avec Signature Intuit?

Non. Pour accéder à Signature Intuit, vous devez vous procurer une licence valide et active.

Combien d’utilisateurs Signature Intuit prend-il en charge?

Tous les utilisateurs inscrits auprès de votre cabinet peuvent utiliser cette licence.

Ai-je besoin d’installer Outlook Desktop pour envoyer une demande de signature électronique?

Non. L’envoi par courriel est déclenché par l’entremise des serveurs d’Intuit et non par le courriel de l’utilisateur. L’adresse courriel s’affichera comme suit : intuitsign@notification.intuit.com. Il est à noter que les utilisateurs pourraient devoir autoriser cette adresse courriel dans leur logiciel de courriel.

Quels renseignements me faut-il saisir pour envoyer un document à un client?

Vous devez saisir son nom, son adresse, son adresse courriel et son numéro d’appareil mobile. Un code d’accès unique sera envoyé automatiquement à votre client lorsqu’il sélectionnera le lien pour signer son document.

Comment mes clients ouvrent-ils une session pour signer leurs documents?

Votre client recevra un courriel de intuitsign@notification.intuit.com contenant un lien pour signer son document. Une fois qu’il aura cliqué sur le lien, il devra saisir un code d’accès unique qui sera envoyé automatiquement au numéro d’appareil mobile que vous avez saisi lorsque vous avez créé la demande.

La date et l’heure s’afficheront-elles automatiquement dans le formulaire T183?

Non. Une fois qu’un préparateur de déclarations de revenus reçoit le formulaire T183 signé de son client, il doit saisir la date et l’heure dans le formulaire manuellement.

Le formulaire sera stocké dans le nuage et le comptable pourra le télécharger, ainsi qu’un sommaire contenant le certificat de signature électronique, à partir du tableau de bord.

Veuillez noter que la date et l’heure ne seront pas mises à jour sur le formulaire T183 dans ProFile; il s’agit d’une saisie manuelle.

Est-ce que l’accès à DocuSign de ProFile® et à AdobeSign® sera abandonné?

Non. Vous aurez la possibilité d’utiliser le fournisseur de votre choix.

Puis-je ajouter d’autres documents à signer dans Signature Intuit?

Seuls les formulaires figurant dans la liste de ProFile peuvent être envoyés à votre client aux fins de signature.

Serai-je en mesure de voir d’autres documents signés au moyen d’AdobeSign® ou de DocuSign®?

Oui, mais vous devez vous connecter au service. Vous pouvez vous connecter à une seule option de signature électronique à la fois.

Que faire si mon client n’a pas signé le document?

Le tableau de bord vous indique l’état de vos documents, ce qui vous permet d’envoyer un rappel à votre client. Si votre client ne signe pas le document, le tableau de bord vous indiquera que le lien a expiré.

Comment puis-je modifier le modèle de courriel?

Le modèle est au format libre. Vous pouvez supprimer le contenu par défaut et le personnaliser au besoin.

Dois-je ouvrir une session chaque fois que je lance ProFile?

Non. La connexion reste active tant que vous l’utilisez activement, c’est-à-dire un minimum d’une fois tous les 30 jours.

Puis-je recueillir des signatures électroniques sur des fichiers protégés par mot de passe?

Pour leur protection, les fichiers protégés par mot de passe ne sont pas pris en charge. Le mot de passe empêche toute modification du fichier.

Quelle taille de documents puis-je joindre à ma demande?

La taille maximale est de 25 Mo par enveloppe.

De combien de temps mon client dispose-t-il pour signer le document?

Une fois la vérification terminée, le client a 30 minutes pour signer avant que la demande expire. Vous pouvez envoyer une nouvelle demande dans ce cas.

Comptez-vous prendre en charge plus d’opérateurs mobiles?

Oui. Nous déployons des efforts pour prendre en charge d’autres opérateurs. La section Opérateurs mobiles pris en charge par Signature Intuit de cet article sera mise à jour en conséquence.

Puis-je annuler une demande de signature électronique?

Oui. Vous pouvez annuler une demande de signature électronique en allant au tableau de bord de signature électronique et en cliquant sur le menu déroulant sous Actions. Sélectionnez ensuite annuler. Cela informera également votre client que la demande de signature électronique a été annulée.