Faire vos premiers pas avec Adobe Sign et DocuSign

Les signatures électroniques sont un moyen de demander aux clients de signer et de saisir d’autres données sur les formulaires et les documents dans ProFile. Une fois les demandes envoyées aux clients, les utilisateurs de ProFile peuvent savoir quelles demandes ont été remplies et quelles demandes sont toujours en attente dans un seul et même tableau de bord pratique.

Intuit prend en charge deux logiciels qui vous permettent de demander des signatures et d’autres données directement à partir de ProFile sans avoir à faire le suivi des courriels ou des fichiers individuels : Adobe Sign et DocuSign. Ces deux logiciels proviennent de partenaires tiers d’Intuit. Des frais distincts peuvent s’appliquer et une licence ProFile payée est nécessaire pour accéder à Adobe Sign et DocuSign.

En savoir plus sur la configuration et l’utilisation d’Adobe Sign et de DocuSign :

Table des matières :

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En savoir plus sur Adobe Sign

Démarrer

1. Connectez-vous à votre compte Intuit en cliquant sur En ligne, puis sélectionnez Ouvrir une session. Si vous n’en avez pas, sélectionnez Créer un compte.
2. Accédez au site Web d’Adobe Sign et configurez votre compte en achetant une licence ou en choisissant l’essai. Vous pouvez également configurer un compte en allant à Options > Intégration.
   • Cliquez sur la liste déroulante Signature électronique. Ensuite, sélectionnez Adobe Sign , puis cliquez sur le lien pour créer un compte.

Vous pouvez également créer un compte au démarrage de ProFile.

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Envoyer des demandes de signatures électroniques

1. Pour commencer à recevoir des signatures électroniques avec Adobe Sign, allez à Fichier > Signature électronique et sélectionnez Connecter.

2. La fenêtre Options d’intégration s’ouvre. Sélectionnez Adobe SignsousSignature électronique, puis sélectionnezConnecter. Si votre nom d’utilisateur Adobe Sign correspond à celui de votre compte Intuit, vous recevrez un message vous informant que vous êtes connecté.

Si l’adresse courriel associée à votre compte Adobe Sign est différente, vous serez redirigé vers une page Adobe pour saisir vos justificatifs d’identité. Vous recevrez un message vous indiquant que l’ouverture de session a fonctionné et vous demandant de retourner à ProFile.

3. Cliquez surOK. Vous pouvez aussi cocher la case facultative pour configurer Adobe Sign comme votre fournisseur par défaut. Si vous définissez un fournisseur par défaut, les actions ultérieures liées aux signatures électroniques seront effectuées avec ce fournisseur.

4. Ouvrez le fichier du client duquel vous devez obtenir une signature, puis allez àFichier  > Signature électronique  > Obtenir la signature. La fenêtreEnvoyer les documents à AdobeSigns’ouvre.

Vous pouvez ajouter un conjoint pour une déclaration conjointe. L’adresse courriel sera tirée du champ Adresse courriel de la page Info. Vous pouvez la mettre à jour ainsi que les champs Objet et Message. Utilisez les points de suspension à droite pour choisir d’autres fichiers PDF en plus des formulaires T183 et Autoriser un représentant qui apparaissent par défaut.

Note : Adobe Sign ne vous permet pas d’envoyer des documents à votre propre adresse courriel. Les adresses courriel de l’expéditeur et du destinataire doivent être différentes.

5. Sélectionnez Envoyer à AdobeSign.
6. Dans Adobe Sign, vous pouvez insérer les champs où la signature du client est requise. SélectionnezSignatureet faites glisser le curseur vers le champ requis.
7. Si vous ajoutez des champs de signatures, vous pouvez sélectionnerEnvoyer.

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Recevoir des signatures

1. Votre client recevra un courriel lui demandant de lire les documents et de les signer.

2. S’il choisit Vérifier et signer, le document s’affichera. Le client peut sélectionner le marqueur de signature et saisir sa signature, signer ou téléverser une image de sa signature. Une fois que le client a sélectionné Appliquer, le marqueur est remplacé par sa signature.

3. Votre client peut sélectionner Cliquer pour signer lorsqu’il est prêt à soumettre.

4. À la soumission, votre client recevra un courriel et une copie du document signé.

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Afficher le tableau de bord

Vous pouvez accéder au tableau de bord d’Adobe Sign en allant à Fichier  > Signature électronique  > Tableau de bord. Dans le tableau de bord, les documents dont l’état est Terminé sont prêts à être téléchargés.

La fenêtre d’état indique les informations suivantes pour toutes les demandes de signature électronique :

1. Destinataires : affiche les destinataires des demandes.
2. Documents : affiche les formulaires et les documents compris dans une demande.
3. État : le tableau de bord comprend quatre états possibles :
   • Créé : la demande a été créée, mais n’a pas encore été envoyée.
   • Envoyé :Envoyé : la demande a été envoyée, mais elle n’a pas encore été signée.
   • Terminé : la demande a été envoyée et le document a été signé comme demandé.
   • Partiellement terminé : Un ou plusieurs destinataires doivent encore effectuer une action.
4. Actions : deux actions sont possibles :
   • Télécharger : Tous les fichiers de la demande sont téléchargés dans un dossier au format .zip.
   • Envoyer un rappel : un rappel est envoyé au destinataire.

Après avoir sélectionné Télécharger, vous serez invité à enregistrer les documents signés par votre client.

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Se déconnecter d’Adobe Sign

1. Sélectionnez Intégration… dans le menu déroulant Options . La fenêtre Options d’intégration s’affichera.
2. Sélectionnez Adobe Sign.
3. Sélectionnez Déconnecter.

ProFile sera déconnecté du service Adobe Sign.

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En savoir plus sur DocuSign

Faire vos premiers pas avec DocuSign

1. Cliquez ici ou sélectionnez Cliquez ici de la fenêtre contextuelle qui s’affiche au démarrage de ProFile.

Vous serez dirigé vers la fenêtre d’inscription au compte DocuSign.

2. Saisissez vos renseignements personnels et les renseignements de votre entreprise pour créer votre compte DocuSign.

Note : En raison des restrictions du système, les champs Prénom et Nom de famille ne peuvent pas inclure de caractères spéciaux ni d’accents de langue.

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Configurer votre compte DocuSign

1. Ouvrez le site Web de DocuSign.
2. Connectez-vous à votre compte DocuSign.
3. Sélectionnez Paramètres.

4. Sélectionnez Paramètres de l’Espace Signer.

5. Modifiez le champ Format de date actuel dans la section Formatage des documents afin de refléter le format AAAA-MM-JJ .

6. Modifiez le format de l’heure actuel pour refléter le format HH:MM:SS
7. Enregistrez les paramètres et fermez l’onglet de navigation.

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Connecter DocuSign à ProFile

Conseil : Vous pouvez visionner une vidéo de ce processus ici.

1. Ouvrez ProFile.
2. Sélectionnez Options, puis Intégration...
3. Dans la fenêtre Options d’intégration , sélectionnez DocuSign puis sélectionnez Connecter.

4. Ouvrez une session dans ProFile à l’aide de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe Intuit. Si vous n’en avez pas, vous pouvez utiliser l’option Créer un compte pour en créer un.

ProFile se connectera à DocuSign. Vous serez invité à ouvrir une session si c’est la première fois que vous connectez ProFile à DocuSign.

5. Connectez-vous à votre compte DocuSign.
6. Cliquez sur Accepter lorsqu’on vous demande d’autoriser ProFile à se connecter au service DocuSign. On vous demandera d’autoriser la connexion une seule fois.

Un message s’affiche pour vous indiquer que la connexion a été réussie .

7. Fermez l’onglet de navigation.

Si l’adresse courriel est associée à plusieurs comptes DocuSign, vous devrez sélectionner celui auquel la licence ProFile doit se connecter.

8. Sélectionnez le compte approprié, le cas échéant.

Votre état de connexion est mis à jour dans la fenêtre Options d’intégration .

Vous pouvez configurer DocuSign comme fournisseur par défaut dans cette fenêtre. Fermez la fenêtre Options d’intégration. La connexion reste active. Vous pouvez maintenant commencer à envoyer des documents à des clients pour obtenir leur signature électronique.

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Envoyer des documents pour obtenir une signature électronique

Conseil : Vous pouvez visionner une vidéo de ce processus ici.

Si vous utilisez la signature électronique pour des déclarations jumelées, vous pouvez visionner une vidéo de ce processus : ici

1. Dans ProFile, ouvrez le fichier ou le formulaire que vous voulez que le client remplisse ou signe.
2. Sélectionnez Fichier > Signature électronique, puis Obtenir la signature électronique.

L’écran Envoyer les documents à DocuSign s’affiche.

3. Saisissez les adresses courriel des destinataires dans le champ approprié .

Note : Pour les déclarations T1, le champ Adresses de courriel des destinataires se remplit automatiquement en fonction des renseignements de la déclaration, et une déclaration jumelée affiche les deux conjoints dans le champ Adresses de courriel des destinataires. Vous pouvez sélectionner les deux conjoints comme destinataires, mais chaque conjoint pourra uniquement remplir ou signer les parties que vous lui avez attribuées.

Lorsque vous envoyez des documents à plusieurs destinataires, chacun d’entre eux peut voir les documents envoyés, mais peut uniquement signer les parties que vous lui avez attribuées.

4. Sélectionnez le fichier qui nécessite la signature des clients ou d’autres renseignements de leur part (p. ex., le formulaire T183 ou le formulaire Autorisation d’un représentant).

Si un formulaire ne se trouve pas sur la liste des formulaires par défaut (p. ex., une lettre de mission), vous pouvez l’ajouter à DocuSign au format PDF pour l’envoyer à un client. Note : Vous pouvez envoyer un seul fichier PDF à la fois au client.

5. Si un formulaire ne se trouve pas sur la liste des formulaires par défaut (p. ex. une lettre de mission), vous pouvez l’ajouter à DocuSign au format PDF pour l’envoyer à un client. Note : Vous ne pouvez envoyer qu’un seul fichier PDF à la fois au client. Suivez les étapes ci-dessous ou passez à l’étape 6.
   • Ouvrez la lettre de mission ou tout autre formulaire nécessaire dans ProFile et enregistrez-les au format PDF.
   • Sélectionnez l’option des points de suspension dans DocuSign, puis naviguez jusqu’à l’endroit où vous avez enregistré la lettre de mission ou tout autre fichier au format PDF à signer. Double-cliquez sur le fichier PDF pour l’ouvrir dans DocuSign.
   • Indiquez tous les éléments que le client doit remplir (p. ex. une signature).
   • Envoyez la demande de signature jointe à la lettre ou au formulaire à votre client.

Note : Seuls les fichiers au format PDF peuvent être joints. Les documents PDF protégés par mot de passe ne sont pas pris en charge.

6. Saisissez un objet dans le champ approprié .
7. ntrez une description ou une demande dans le champ Corps du courriel .
8. Sélectionnez Envoyer à DocuSign. Le panneau d’éléments DocuSign s’ouvre.

9. Sélectionnez le bénéficiaire dans le menu déroulant.

10. Sélectionnez le fichier à remplir ou à signer dans la liste du panneau de droite.

Le fichier sélectionné s’affichera dans le panneau du centre.

11. Sélectionnez SEND.

Les documents (y compris les éléments ajoutés) sont envoyés à l’adresse courriel du destinataire.

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Actions du destinataire lorsqu’il reçoit la demande

1. Le destinataire de la demande doit ouvrir le courriel et sélectionner l’ option VÉRIFIER LES DOCUMENTS.
2. Le panneau de signature DocuSign s’ouvre pour le destinataire. Le formulaire affiché comprend tous les éléments ajoutés.

3. Le destinataire du courriel saisit les renseignements demandés et signe les formulaires.

Note : Chaque destinataire ne voit que les éléments qui lui sont destinés, et non ceux qui sont destinés aux autres destinataires.

4. Le destinataire du courriel doit alors sélectionner TERMINER.

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Consultez le tableau de bord

1. Sélectionnez Fichier > Signature électronique, puis Tableau de bord. La fenêtre État de signature électronique s’affiche.

La fenêtre d’état indique les informations suivantes pour toutes les demandes de signature électronique :

• Destinataires : affiche les destinataires des demandes.
• Documents : affiche les formulaires et les documents compris dans une demande.
• État : le tableau de bord comprend quatre états possibles :
  • Créé : la demande a été créée, mais n’a pas encore été envoyée.
  • Envoyé :Envoyé : la demande a été envoyée, mais elle n’a pas encore été signée.
  • Terminé : la demande a été envoyée et le document a été signé comme demandé.
  • Partiellement terminé : Un ou plusieurs destinataires doivent encore effectuer une action.
• Actions : deux actions sont possibles :
  • Télécharger : Tous les fichiers de la demande sont téléchargés dans un dossier au format .zip.
  • Envoyer un rappel : un rappel est envoyé au destinataire.

2. Sélectionnez le lien DocuSign , au besoin.

3. Sélectionnez Nouvelle demande pour envoyer une nouvelle demande de signature électronique, au besoin. Vous devez ouvrir un fichier client pour pouvoir demander une signature ou afficher le tableau de bord.

Note :

• Si vous ouvrez un fichier T1/TP1, le tableau de bord affiche seulement les demandes envoyées au client sélectionné.
• Si vous ouvrez un fichier T2/CO-17, le tableau de bord affiche l’état de l’entreprise pour laquelle le fichier est ouvert.
• Si vous ouvrez un fichier T3 ou FX, le tableau de bord n’applique aucun filtre et affiche l’état de toutes les demandes pour toutes les années.

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Se déconnecter de DocuSign

1. Sélectionnez Intégration… dans le menu déroulant Options . La fenêtre Options d’intégration s’affichera.
2. Sélectionnez DocuSign.
3. Sélectionnez Déconnecter.

ProFile est déconnecté du service DocuSign.

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Foire aux questions

Quels modules sont pris en charge?

Obtenez une signature électronique sur n’importe quel formulaire des modules T1, T2, T3 ou FX grâce à la fonction de signature électronique.

Quelles années sont prises en charge?

Vous pouvez utiliser la fonction de signature électronique DocuSign pour n’importe quelle année prise en charge par ProFile, à condition d’utiliser une licence pour l’année d’imposition 2020 ou une version plus récente. Vous pouvez utiliser la fonction de signature électronique Adobe Sign pour n’importe quelle année prise en charge par ProFile, à condition d’utiliser une licence pour l’année d’imposition 2021 ou une version plus récente.

Quels formats de fichiers sont acceptés?

DocuSign prend en charge seulement les fichiers au format PDF pour le moment.

DocuSign et Adobe Sign fonctionnent-ils pour les licences d’essai et PayezPourUN?

Non. La fonction de signature électronique n’est pas offerte avec la licence d’essai ni la licence PayezPourUN.

Puis-je joindre plusieurs documents à une seule demande de renseignements du client?

Oui, vous pouvez joindre autant de documents et de formulaires que vous le souhaitez à une demande, à condition que le total des documents n’excède pas 25 Mo.

Peut-il envoyer plus d’un destinataire à la suite d’une seule demande de renseignements envoyée aux clients?

Seuls les modules T1 et T1/TP1 vous permettent d’envoyer une demande à plusieurs destinataires. Les modules T2, T3 et FX vous permettent d’envoyer une demande à seulement un destinataire.

Comment puis-je modifier le modèle de courriel?

Pour l’instant, la fonction vous permet de configurer seulement un modèle de courriel. Vous verrez qu’un modèle par défaut est chargé la première fois que vous voudrez envoyer une demande de signature électronique par courriel à un client. L’objet et le corps du courriel sont modifiables; vous pouvez les personnaliser selon vos besoins et les enregistrer pour les réutiliser plus tard. Une fois que vous avez personnalisé l’objet et le corps du courriel, vous n’avez qu’à envoyer la demande de signature électronique et le dernier modèle enregistré sera remplacé.

À quelle fréquence les données du tableau de bord sont-elles actualisées?

Le tableau de bord est actualisé chaque fois que vous y accédez. Si vous le laissez ouvert, il ne sera pas actualisé.

Dois-je ouvrir une session dans DocuSign chaque fois que je lance ProFile?

Non, la connexion reste active tant que vous l’utilisez activement (au moins une fois tous les 30 jours) pour envoyer des demandes de signature électronique ou pour vérifier l’état des demandes que vous avez déjà envoyées.

Puis-je obtenir une signature électronique sur un fichier protégé par mot de passe?

Non, DocuSign et Adobe Sign ne prennent pas en charge les signatures électroniques sur les fichiers protégés par mot de passe.

À quoi sert la sélection d’un fournisseur par défaut?

Lorsque vous sélectionnez un fournisseur par défaut, toutes les actions ultérieures relatives à la signature électronique passeront par ce fournisseur. Par exemple, les signatures électroniques seront recueillies automatiquement par l’intermédiaire du fournisseur par défaut et le tableau de bord s’affichera automatiquement avec les éléments terminés ou en attente du fournisseur par défaut.

Est-il possible de passer de DocuSign à Adobe Sign et vice versa?

Oui, vous devez d’abord décocher le programme actuellement utilisé comme fournisseur par défaut, puis sélectionner l’autre programme comme fournisseur par défaut. Un fournisseur par défaut doit toujours être sélectionné.

Si j’obtiens un message d’erreur lorsque j’essaie d’envoyer un message à mon client, quelles sont les causes possibles du problème?

1. Assurez-vous que le fichier n’est pas protégé par un mot de passe. Les fichiers protégés par mot de passe ne sont pas pris en charge dans DocuSign ni dans Adobe Sign.
2. Assurez-vous que la taille de votre document est inférieure à 6 Mo.
3. Si vous utilisez Adobe Sign, l’adresse courriel de l’expéditeur doit être différente de celle du destinataire. DocuSign n’impose aucune restriction semblable.

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