Faire vos premiers pas avec Adobe Sign et DocuSign

1. Connectez-vous à votre compte Intuit en cliquant sur En ligne, puis sur Ouvrir une session. Vous pouvez cliquer sur Créer un compte si vous n’en avez pas déjà un.
2. Accédez au site Web d’Abobe Sign et configurez votre compte en achetant une licence ou en choisissant l’essai de 7 jours. Vous pouvez également configurer un compte en allant à Options > Intégration. Cliquez sur la liste déroulante Signature électronique. Dans la liste, choisissez AdobeSign, puis cliquez sur le lien pour créer un compte.

Vous pouvez également créer un compte au démarrage de ProFile.

1. Pour commencer à recevoir des signatures électroniques avec Adobe Sign, allez à Fichier > Signature électronique et cliquez sur Connecter.
   
2. La fenêtre « Options d’intégration » s’ouvre. Cliquez sur AdobeSign sous Signature électronique, puis cliquez sur Connecter. Si votre nom d’utilisateur Adobe Sign correspond à celui de votre compte Intuit, vous recevrez un message vous informant que vous êtes connecté.
   
   Si l’adresse courriel associée à votre compte Adobe Sign est différente, vous serez redirigé vers une page Adobe pour saisir vos justificatifs d’identité. Vous recevrez alors un message vous indiquant que l’ouverture de session a fonctionné et vous demandant de retourner à ProFile.
3. Cliquez sur OK. Vous pouvez aussi cocher la case facultative pour configurer Adobe Sign comme votre fournisseur par défaut.
   
   
   
4. Ouvrez le fichier du client duquel vous devez obtenir une signature, puis allez à Fichier > Signature électronique > Obtenir la signature électronique. La fenêtre Envoyer les documents à AdobeSign s’ouvre.
   
   Vous pouvez ajouter le conjoint du contribuable s’il s’agit d’une déclaration jumelée. Les adresses courriel proviennent par défaut du champ Adresse courriel de la page Info. Vous pouvez les modifier manuellement, tout comme les champs Objet et Message. Le bouton des points de suspension sur le côté droit sert à sélectionner des fichiers PDF autres que les formulaires T183 et Autoriser un représentant qui apparaissent par défaut.
5. Cliquez sur Envoyer à AdobeSign. La fenêtre de transmission s’ouvre.
6. Dans Adobe Sign, vous pouvez insérer les champs où la signature du client est requise. Cliquez sur Signature et faites glisser le curseur vers le champ requis.
   
7. Si vous ajoutez des champs de signatures, vous pouvez cliquer sur Envoyer.
   
   

1. Votre client recevra un courriel lui demandant de lire les documents et de les signer.

2. Si le client clique sur le bouton Vérifier et signer, le document s’affichera, et le client pourra cliquer sur le marqueur pour la signature électronique, puis saisir sa signature, signer ou partager une image de sa signature. Le client doit ensuite cliquer sur Appliquer pour remplacer le marqueur par la signature.

3. Votre client peut cliquer sur le bouton Cliquez pour signer au bas de la page lorsqu’il est prêt à vous renvoyer le document.

4. Après la soumission, votre client recevra un courriel et une copie du document signé.

Vous pouvez accéder au tableau de bord d’Adobe Sign en allant à Fichier > Signature électronique > Tableau de bord. Dans le tableau de bord, les documents dont l’état est Terminé sont prêts à être téléchargés.

La fenêtre d’état indique les informations suivantes pour toutes les demandes de signature électronique :

Destinataires : affiche les destinataires des demandes.

Documents : affiche les formulaires et les documents compris dans une demande.

État : le tableau de bord comprend quatre états possibles :

• Créé – la demande a été créée, mais n’a pas encore été envoyée.
• Envoyé – la demande a été envoyée, mais elle n’a pas encore été signée.
• Terminé – la demande a été envoyée et le document a été signé comme demandé.
• Partiellement terminé – au moins un destinataire doit encore effectuer une action.

Actions : deux actions sont possibles :

• Télécharger – tous les fichiers de la demande sont téléchargés dans un dossier au format .zip.
• Envoyer un rappel – un rappel est envoyé au destinataire.

Si vous cliquez sur Télécharger, on vous demandera d’enregistrer les documents signés par votre client.

1. Sélectionnez Intégration à partir du menu déroulant Options de la barre d’outils supérieure. La fenêtre Options d’intégration s’affiche.

2. Sélectionnez AdobeSign dans le panneau de gauche.

3. Cliquez sur le bouton Déconnecter.

ProFile est déconnecté du service Adobe Sign.

1. Cliquez ici ou sur le lien Cliquez ici de la fenêtre contextuelle qui s’affiche au démarrage de ProFile.

La fenêtre de création d’un compte DocuSign s’ouvre.

2. Saisissez vos renseignements personnels et ceux de votre entreprise pour créer votre compte DocuSign.

Note : En raison des restrictions du système, les champs Prénom et Nom de famille ne peuvent pas inclure de caractères spéciaux ni d’accents de langue (par exemple, Brière).

1. Ouvrez le site Web de DocuSign.

2. Connectez-vous à votre compte DocuSign.

3. Sélectionnez l’option Paramètres dans le menu du haut.

4. Sélectionnez les Paramètres de l’Espace Signer dans le volet de navigation de gauche.

5. Modifiez le champ Format de date actuel dans la section Formatage des documents afin de refléter le format AAAA-MM-JJ.

6. Modifiez le champ Format de l’heure actuel afin de refléter le format HH:MM:SS.

7. Enregistrez les paramètres et fermez l’onglet du navigateur.

Vous pouvez visionner une vidéo de ce processus : ici

1. Ouvrez ProFile.

2. Sélectionnez Intégration à partir du menu déroulant Options de la barre d’outils supérieure.

3. Dans la fenêtre « Options d’intégration », cliquez sur « DocuSign », puis sur « Connecter ».

4. Ouvrez une session dans ProFile avec le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre compte Intuit. Si vous n’en avez pas, vous pouvez utiliser l’option Créer un compte pour en créer un.

ProFile se connecte à DocuSign. Vous serez invité à ouvrir une session si c’est la première fois que vous connectez ProFile à DocuSign.

5. Connectez-vous à votre compte DocuSign.

6. Sélectionnez Accepter lorsqu’on vous demande d’autoriser ProFile à se connecter au service DocuSign. On vous demandera d’autoriser la connexion une seule fois.

Un message s’affiche pour vous indiquer que la connexion est réussie.

7. Fermez l’onglet du navigateur.

Si l’adresse courriel est associée à plusieurs comptes DocuSign, vous devrez sélectionner celui auquel la licence ProFile doit se connecter.

8. Sélectionnez le compte approprié, le cas échéant.

Votre état de connexion est mis à jour dans la fenêtre Options d’intégration.

Vous pouvez configurer DocuSign comme fournisseur par défaut dans cette fenêtre. Fermez la fenêtre Options d’intégration. La connexion reste active. Vous pouvez maintenant commencer à envoyer des documents à des clients pour obtenir leur signature électronique.

Vous pouvez visionner une vidéo de ce processus : ici

Si vous utilisez la signature électronique pour des déclarations jumelées, vous pouvez visionner une vidéo de ce processus : ici

1. Dans ProFile, ouvrez le fichier ou le formulaire que vous voulez que le client remplisse ou signe.

2. Sélectionnez l’option Obtenir la signature électronique sous Fichier -> Signature électronique.

L’écran Envoyer les documents à DocuSign s’affiche.

3. Saisissez un destinataire dans le champ Adresses de courriel des destinataires.

Note : Pour les déclarations T1, le champ Adresses de courriel des destinataires se remplit automatiquement en fonction des renseignements de la déclaration, et une déclaration jumelée affiche les deux conjoints dans le champ Adresses de courriel des destinataires. Vous pouvez sélectionner les deux conjoints comme destinataires, mais chaque conjoint pourra uniquement remplir ou signer les parties que vous lui avez attribuées.

Lorsque vous envoyez des documents à plusieurs destinataires, chacun d’entre eux peut voir les documents envoyés, mais peut uniquement signer les parties que vous lui avez attribuées.

4. Sélectionnez le fichier qui nécessite la signature des clients ou d’autres renseignements de leur part (p. ex. le formulaire T183 ou le formulaire Autorisation d’un représentant).

Si un formulaire ne se trouve pas sur la liste des formulaires par défaut (p. ex. une lettre de mission), vous pouvez l’ajouter à DocuSign au format PDF pour l’envoyer à un client. Note : Vous pouvez envoyer un seul fichier PDF à la fois au client.

Ouvrez la lettre de mission ou tout autre formulaire nécessaire dans ProFile et enregistrez-les au format PDF.

Cliquez sur le bouton des points de suspension dans DocuSign et naviguez jusqu’à l’endroit où vous avez enregistré la lettre de mission ou tout autre fichier au format PDF à signer. Double-cliquez sur le fichier PDF pour l’ouvrir dans DocuSign.

Indiquez tous les éléments que le client doit remplir (p. ex. une signature).

Envoyez la demande de signature jointe à la lettre ou au formulaire à votre client.

Note : Seuls les fichiers au format PDF peuvent être joints. Les PDF protégés par mot de passe ne sont pas pris en charge.

5. Saisissez l’objet du courriel dans le champ Objet (p. ex. « Demande de signature des documents joints »).

6. Saisissez une description ou une demande dans le champ Corps du courriel (p. ex. « Veuillez signer les documents joints aux endroits indiqués »).

7. Sélectionnez Envoyer à DocuSign.

Le panneau d’éléments DocuSign s’ouvre.

8. Sélectionnez le destinataire dans le menu déroulant du panneau de gauche.

9. Sélectionnez le fichier à remplir ou à signer dans la liste du panneau de droite.

Le fichier sélectionné s’affiche dans le panneau central.

11. Cliquez sur le bouton ENVOYER dans le coin supérieur droit lorsque vous avez terminé d’ajouter des éléments aux documents.

Les documents (y compris les éléments ajoutés) sont envoyés à l’adresse courriel du destinataire.

Le destinataire de la demande doit ouvrir le courriel et cliquer sur le bouton VÉRIFIER LES DOCUMENTS.

Le panneau de signature DocuSign s’ouvre pour le destinataire. Le formulaire affiché comprend tous les éléments ajoutés.

Le destinataire du courriel saisit les renseignements demandés et signe les formulaires.

Note : Chaque destinataire ne voit que les éléments qui lui sont destinés, et non ceux qui sont destinés aux autres destinataires.

Le destinataire du courriel clique sur le bouton TERMINER dans le coin supérieur droit de la page.

1. Sélectionnez l’option Tableau de bord sous Fichier > Signature électronique. La fenêtre État de signature électronique s’affiche.

La fenêtre d’état indique les informations suivantes pour toutes les demandes de signature électronique :

Destinataires : affiche les destinataires des demandes.

Documents : affiche les formulaires et les documents compris dans une demande.

État : le tableau de bord comprend quatre états possibles :

• Créé – la demande a été créée, mais n’a pas encore été envoyée.
• Envoyé – la demande a été envoyée, mais elle n’a pas encore été signée.
• Terminé – la demande a été envoyée et le document a été signé comme demandé.
• Partiellement terminé – au moins un destinataire doit encore effectuer une action.

Actions : deux actions sont possibles :

• Télécharger – tous les fichiers de la demande sont téléchargés dans un dossier au format .zip.
• Envoyer un rappel – un rappel est envoyé au destinataire.

2. Sélectionnez le lien DocuSign au bas de la page pour afficher la page sur les états et le sommaire de DocuSign, au besoin.

3. Cliquez sur le bouton Nouvelle demande en bas pour commencer une nouvelle demande de signature électronique, au besoin. Vous devez ouvrir un fichier client pour pouvoir demander une signature ou afficher le tableau de bord.

Notes :

• Si vous ouvrez un fichier T1/TP1, le tableau de bord affiche seulement les demandes envoyées au client sélectionné.
• Si vous ouvrez un fichier T2/CO-17, le tableau de bord affiche l’état de l’entreprise pour laquelle le fichier est ouvert.
• Si vous ouvrez un fichier T3 ou FX, le tableau de bord n’applique aucun filtre et affiche l’état de toutes les demandes pour toutes les années.

1. Sélectionnez Intégration à partir du menu déroulant Options de la barre d’outils supérieure. La fenêtre Options d’intégration s’affiche.

2. Sélectionnez DocuSign dans le panneau de gauche.

3. Cliquez sur le bouton Déconnecter.

ProFile est déconnecté du service DocuSign.